Der Bio-Großhändler Weiling hat mit einem neuen Lagerverwaltungssystem vom Käsezuschnitt bis zur Ernteplanung alle Prozesse im Griff. Umfangreiche Tests vor dem Go-live halfen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Lebensmittel aus biologischem Anbau erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Einer der erfolgreichsten Anbieter auf dem deutschen Markt ist die Weiling GmbH. Das Unternehmen beliefert den Bio-Fachhandel und ist bundesweit mit der Eigenmarke »bioladen« vertreten. Die Anforderungen des Geschäftsmodells sind hoch: Der Handel mit Frischeprodukten erfordert eine saisonale Sortimentsplanung, Bestellungen mit vielen Positionen in kleiner Stückzahl sind in kürzester Zeit zu bearbeiten. Weiling managt diese Herausforderungen mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV in Kombination mit dem voll integrierten Lagerverwaltungssystem SNC/Logistics. Die Sievers-Group passte die Lösungen an die individuellen Prozesse des Bio-Großhändlers an und lieferte mit Scannern und Pick-by-Voice-Geräten auch eine moderne Hardware für die digitale Logistik.
Sortiment von rund 12 000 Artikeln
Mit der Ausnahme von Obst und Gemüse wird die gesamte Ware bei Weiling mit Scannern erfasst.
Naturkost in bester ökologischer Qualität – darauf setzt Weiling bereits seit über 40 Jahren. Gestartet 1975 als kleiner Einzelhändler, ist das Unternehmen heute bundesweiter Partner von rund 1000 Bioläden, Bio-Supermärkten, Lieferservices, Marktstandbetreibern und Bio-Hofläden. Diese werden an sechs Tagen in der Woche mit Lebensmitteln und Kosmetika aus dem 12 000 Artikel umfassenden Sortiment beliefert. Zur Zwischenlagerung der Produkte bewirtschaftet Weiling in Coesfeld und Lonsee insgesamt 39 300 Quadratmeter Logistikfläche. Von dort aus und über regionale Umschlagstandorte im ganzen Land gelangen die Bioartikel zu den Handelspartnern. Die oberste Anforderung an die Logistik ist ein rascher Warenumschlag. Weiling bietet eine Lieferung in weniger als 24 Stunden, damit die hochwertigen Lebensmittel so frisch wie möglich eintreffen. Dazu müssen die Abläufe rund um Anlieferung, Lagerung und Versand optimal getaktet sein – ohne IT-Unterstützung ist das unmöglich.
Zeitgemäße IT fürs erweiterte Lager
Im Zuge einer Erweiterung des Lagerstandorts in Coesfeld unterzog sich Weiling daher einer Verjüngungskur in puncto Softwareausstattung: Das in die Jahre gekommene ERP-System wurde durch die neueste Version von Microsoft Dynamics NAV ersetzt. Gleichzeitig führte der Großhändler das Lagerverwaltungssystem (LVS) SNC/Logistics der Sievers-Group ein. »Wir haben unsere Kapazitäten um ein Hochregallager und ein Autostore-Lager erweitert«, erläutert Ellen Hörnemann, Leiterin Qualitätsmanagement bei Weiling. »Diese automatisierten Anlagen wollten wir nicht an unsere Altsoftware anbinden. Die Einführung des ERP-Systems in Verbindung mit SNC/Logistics war eine Grundvoraussetzung für die Inbetriebnahme der Läger.« Die beiden Softwarelösungen sind optimal aufeinander abgestimmt: Alle Prozesse der Warenwirtschaft, wie Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung, aber auch andere Serviceabteilungen, wie Marketing oder die Weiling Akademie, werden über Microsoft Dynamics NAV abgewickelt oder nutzen Module der Software. Das LVS steuert den gesamten Warenfluss im Lager. Es wurde ohne Schnittstelle in das Warenwirtschaftssystem integriert, was eine einfache Bedienung und einen Datentransfer in Echtzeit erlaubt.
Individualisierung wird großgeschrieben
Das Lager von Weiling gliedert sich in unterschiedliche Bereiche für Trockengüter, Obst und Gemüse, Molkereiprodukte, Getränke und Tiefkühlware. Das Temperaturspektrum reicht von -21 bis +20 °C.
Ein Grund für den Erfolg von Weiling ist der hohe Grad an individualisierten Prozessen. Diese ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung aller Artikel und sichern damit die Qualität der Waren. Die Aufgabe der Sievers-Group bestand darin, diese Anforderungen in der Software abzubilden. Ein Beispiel ist die Funktion zur Anbau- und Ernteplanung im ERP-System: Weiling arbeitet mit landwirtschaftlichen Betrieben im In- und Ausland zusammen. Um den Einkauf effizient zu planen, benötigt der Großhändler einen Überblick über deren voraussichtliche Erträge. Dazu ermittelt die Software, wann welche Ware von den Erzeugern zur Verfügung stehen kann. Darüber hinaus betreibt Weiling eine Abteilung für das Forecasting, die anhand historischer Abverkaufsdaten der unterschiedlichen Artikel den voraussichtlichen Absatz berechnet. Ziel ist es, verfügbare und nachgefragte Ware optimal aufeinander abzustimmen. Dabei kommt es manchmal auf nur wenige Stunden an: Ein Großteil der Ware wird zwischen 5 und 11 Uhr angeliefert. Gleichzeitig können Kunden bis zum späten Vormittag bei Weiling bestellen, um ihre Lieferung bis 8 Uhr am nächsten Morgen zu erhalten. Zwischen Bestelleingang und Abfahrt des LKW liegt dann oft nur sehr wenig Zeit. »Wir liefern just in time und handeln jeden Tag mit Ware, die zum Bestellzeitpunkt noch gar nicht im Haus ist«, erklärt Hörnemann. Um diese Aufgabe zu meistern, führt das ERP-System für jede Bestellung eine Verfügbarkeitsprüfung durch. Dabei werden neben dem Lagerbestand auch Artikel geprüft, die noch unterwegs sind oder die theoretisch innerhalb eines bestimmten Zeitfensters besorgt werden können. So werden kurze Lieferzeiten und ein optimales Bestandsmanagement realisiert.
Qualitätskontrolle beim Wareneingang
Das LVS ermöglicht ein effizientes und zeitoptimiertes Handling im Lager. Die Software arbeitet stets mit aktuellen Artikeldaten, die bei der Wareneingangskontrolle erfasst werden. Dazu scannen die Mitarbeiter die gesamte eintreffende Ware. Einzige Ausnahme sind Obst und Gemüse, die manuell geprüft werden. Die Scanner sind über das Modul SNC/Mobile an das LVS angebunden, so dass Änderungen an den Beständen in Echtzeit erfasst werden. Zu den registrierten Produktdaten gehört auch das Mindesthaltbarkeitsdatum. Entspricht die Haltbarkeit bereits beim Wareneingang nicht mehr der vereinbarten Mindestdauer, erfolgt eine automatische Meldung an den Lieferanten und der Artikel wird aussortiert. Nach bestandener Qualitätskontrolle weist das LVS den Produkten automatisch einen Lagerplatz zu, der auf dem Scanner angezeigt wird. Die Zuordnung ist abhängig von der Art und Lagertemperatur eines Artikels: B- und C-Produkte aus dem Trockensortiment werden über Ports in das Autostore-System eingelagert. A-Artikel gelangen über eine automatische Fördertechnik oder per Stapler in das Hochregal- oder manuell in das Palettenregallager. Diese beiden gliedern sich in unterschiedliche Bereiche für Trockengüter, Obst und Gemüse, Molkereiprodukte, Getränke und Tiefkühlware. Das Temperaturspektrum reicht von –21 bis +20 °C.
Die Kommissionierung erfolgt mithilfe eines W-Lan-gesteuerten Pick-by-Voice-Systems, das die Mitarbeiter wegeoptimiert durch das Lager führt..
Fehlerfreie Kommissionierung per Voice
Die Logistikzentren in Lonsee und Coesfeld erbringen aktuell einen Durchsatz von 85 beziehungsweise 200 Tonnen am Tag. In Spitzenzeiten leisten die insgesamt 307 Lagermitarbeiter bis zu 410 000 Picks in der Woche. »Ein Auftrag besteht bei uns oft aus etlichen hundert Positionen, die zumeist nur in kleinen Mengen bestellt werden«, beschreibt Quadratmeter-Leiterin Hörnemann. »Diese korrekt zusammenzustellen, stellt für uns eine große Herausforderung dar.« Bei dieser konzentrationsfordernden Aufgabe unterstützt das LVS. Es splittet die Kundenbestellungen in Kommissionieraufträge, die in den einzelnen Lagerbereichen durch unterschiedliche Mitarbeiter gepickt werden. Sie werden wegeoptimiert geführt und erhalten über ein W-Lan-gesteuertes Pick-by-Voice-System die Anweisung, welche Ware in welcher Menge zu entnehmen ist. Bei der Auswahl gelten die Prinzipien First in – First out, Artikel mit dem kürzesten MHD werden zuerst versendet. Droht ein Kommissionierplatz leer zu werden, fordert die Software automatisch Nachschub an, so dass stets ausreichend Ware verfügbar ist. Über das Einsprechen von Prüfziffern werden Fehler beim Kommissionieren vermieden. Bei Artikeln, die über das Gewicht abgerechnet werden – zum Beispiel Käse –, spricht der Kommissionierer die jeweilige Gramm- oder Kilozahl in sein Headset ein. Das LVS speichert diese Daten und addiert für die Rechnungserstellung alle Werte eines Auftrags. Alle Einzelpositionen einer Bestellung werden anschließend in der Verladezone zusammengeführt und mithilfe der Software auf die richtigen LKW-Verladetore verteilt.
Erst der Test, dann der Echtstart
Alle Einzelpositionen einer Bestellung werden in der Verladezone zusammengeführt und mithilfe des LVS auf die richtigen LKW-Verladetore verteilt.
Mit der Ausweitung seiner Lagerkapazität und der Umstellung auf eine moderne Planungs- und Verwaltungssoftware hat Weiling ein Großprojekt gestemmt. Für den Echtstart von ERP und LVS inklusive der Anbindung an die zugehörige Hardware, an den Webshop und an die Mailboxen wurde vorab ein Stichtag vereinbart. Nach Abschaltung der alten Software arbeitete Weiling ohne Verzögerung mit der neuen Lösung weiter. Ein Grund für die erfolgreiche Projektabwicklung waren umfangreiche Tests, mit denen die Sievers-Group unangenehme Überraschungen beim Go-live im Vorfeld ausschloss. So führte das Unternehmen vor dem Echtstart mehrere Funktions- und Integrationstests durch und unterzog das System einem Massenlasttest, bei dem die Performance unter realen Bedingungen überprüft wurde. Einen weiteren Grund sieht Hörnemann in der konstruktiven Zusammenarbeit mit dem IT-Architekturhaus: »Die Sievers-Group hat uns in allen Projektphasen intensiv betreut und auch unsere interne IT-Abteilung ins Boot geholt. So konnten wir frühzeitig auch eigenes Know-how aufbauen. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase hat kein einziger Mitarbeiter dem alten System nachgetrauert.«◂
