Transflow automatisiert die Subunternehmer-Abrechnung bei Thermotraffic. 500 Eingangsrechnungen können mit Software-Lösung sekundenschnell in Bezug auf alle 30 für die Rechnungsfreigabe notwendigen Faktoren durchgeprüft werden.
Die Thermotraffic-Gruppe besteht aus der 1984 gegründeten Thermotraffic GmbH und der Thermotraffic Holland BV einschließlich deutschland- und europaweiten Niederlassungen und Repräsentanzen. Die rund 300 Mitarbeiter der Thermotraffic GmbH mit Hauptsitz in Versmold entwickeln und realisieren ganzheitliche globale Logistikkonzepte für temperaturgeführte Güter sowohl im Food- als auch im Non-Food-Bereich insbesondere für die Branchen Lebensmittel, Pflanzen und Pharma. Die Fahrzeugflotte der Gruppe umfasst knapp 600 Thermo- und Kühl-LKW und -Sprinter sowie über 50 Containerchassis. Zur Bewältigung administrativer Aufgaben in den Geschäftsfeldern Land- und Seeverkehr, Luftfracht und Container-Trucking hat die Thermotraffic GmbH mit Winsped, Cargosoft und Maxflex drei Speditions-Softwaresysteme im Einsatz, »die aufgrund ihrer spezifischen Branchen-Kernkompetenzen unsere sehr unterschiedlichen Anforderungen an die einzelnen Verkehrsträger jeweils ideal abbilden«, so IT-Manager Thorsten Schulte in den Bäumen.
Wettbewerbsfaktor Automatisierung und Digitalisierung
Das breite Angebotsspektrum in der Logistik von temperaturgeführten Gütern hat in den letzten Jahren zu einem starken Wachstum der Thermotraffic GmbH geführt. »Unsere unterschiedlichen Geschäftsfelder sind in einer Profitcenter-ähnlichen Struktur gegliedert. Im Fokus unseres Handelns steht immer der Kunde, dem wir auch bei komplexen Aufträgen individuelle und maßgeschneiderte Lösungen bieten«, erläutert Schulte in den Bäumen. Dabei muss sich das Unternehmen nicht nur mit branchentypischen Herausforderungen wie dem zunehmenden Wettbewerb auf internationalen Märkten, der Vereinheitlichung technischer und rechtlicher Rahmenbedingungen, der Subunternehmer-Abrechnung oder den veränderten Kundenansprüchen bei Preis, Zeit, Qualität und nachhaltiger Umweltfreundlichkeit auseinandersetzen. »Nur auf den Transportbereich gerichtete Optimierungsmaßnahmen werden den Forderungen nach umfassenden Effizienzsteigerungen von Arbeitsabläufen schon lange nicht mehr gerecht. Vor allem die Bedeutung von Automatisierung und Digitalisierung administrativer Prozesse als immer wichtiger werdender Wettbewerbsfaktor verlangt von uns neue, innovative und ganzheitliche Logistikkonzepte«, erklärt der IT-Manager.
Vereinheitlichung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen
Monatlich werden bei der Thermotraffic GmbH etwa 40 000 Speditionsaufträge abgearbeitet und dabei von der Kundenanfrage bis zur Rechnung über 30 000 E-Mails sowie insgesamt rund 20 000 Ein- und Ausgangsbelege generiert – mit steigender Tendenz. »Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Steuern dieser Vielzahl und Vielfalt von Belegen war nur wenig transparent und verursachte eine große Menge an Papier. Zudem erforderte die gesetzeskonforme Archivierung einen erheblichen Aufwand und war daher nicht länger wirtschaftlich durchführbar«, schildert Schulte in den Bäumen. Nach einer ausführlichen Marktanalyse fiel die Entscheidung, eine professionelle Archivierungs- und Dokumenten-Management-Lösung einzuführen und an die vorhandenen Branchen- sowie Finanzbuchhaltungs-Programme anzubinden, um künftig sämtliche Belege integriert in einem System archivieren zu können. Das komplexe IT-Projekt wurde der Visionice GmbH aus Villingen-Schwenningen übertragen – ausschlaggebend war für den Manager die ganzheitliche Produkt- und Dienstleistungsstrategie mit integriertem Einsatz von Easy- und Visionice-Produkten. Darüber hinaus sollte mit Unterstützung der von dem IT-Unternehmen entwickelten Software Transflow ein durchgängig digitaler Workflow für die speditionsspezifische Subunternehmer-Abrechnung umgesetzt werden, um die Geschäftsprozesse unternehmensweit zu automatisieren und damit zu vereinheitlichen und beschleunigen.
Die Fahrzeugflotte der Thermotraffic-Gruppe umfasst knapp 600 Thermo- und Kühl-LKW und -Sprinter sowie über 50 Containerchassis.
Subunternehmer-Abrechnung optimiert
Vor allem das vielschichtige Subunternehmer-Geschäft mit den festfahrenden und bedarfsabhängigen Unternehmern stellt aufgrund einer fehlenden Standard-Kommunikation, uneinheitlichen Papier- und Dateiformaten oder der Nutzung unterschiedlicher Plattformen nicht nur für die Disposition eine logistische Herausforderung dar. »Auch die administrativen Abläufe bei unserer bisherigen manuellen Kontrolle und Abrechnung von Speditionsaufträgen mit täglich rund 500 Eingangsrechnungen sowie auftragsbezogenen (Fremd-)Dokumenten wie Frachtpapiere, Lieferscheine, Zollpapiere oder Versicherungsmeldungen, Mautbelege, Telematikdaten, Gewichts- und Temperaturnachweise oder Abrechnungen über Reifen und Reinigung waren sehr zeit- und personalaufwendig und damit kostenintensiv, zudem oft redundant und fehleranfällig«, blickt Schulte in den Bäumen zurück. »Viel Arbeit also für die zuständigen Sachbearbeiter, bis aus einer Eingangsrechnung des beauftragten Frachtführers eine Ausgangsrechnung für unseren Kunden generiert wurde.«
Im Rahmen eines fortlaufenden Optimierungsprozesses wurde daher unter dem Schlagwort »Automatisierung und Digitalisierung« für die Subunternehmer-Abrechnung mit Unterstützung der Software Transflow in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen bei Thermotraffic ein digitaler Eingangsrechnungs-Workflow definiert und schrittweise in den 25 Abteilungen umgesetzt. Rund 90 Prozent des Dokumentenflusses vom E-Mail- oder Posteingang bis zur Finanzbuchhaltung sind mittlerweile automatisiert, berichten die Projektpartner. Dabei durchlaufen die Eingangsrechnungen mit Hilfe eines hochleistungsfähigen Scanverfahrens zunächst eine automatische Belegerkennung: Der Belegleser erfasst die Dokumente, erkennt unabhängig vom Papier- oder Dateiformat einzelne Parameter und extrahiert die notwendigen Informationen. Danach erfolgt eine formale und sachliche Prüfung aller Rechnungsbestandteile wie Adressen, Tour-Nummer, Preisstellung, Abgleich mit Konditionen oder manuellen Vereinbarungen, gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften. Abgelehnte, also fehlerhafte oder nicht lesbare Belege bekommt der Sachbearbeiter oder direkt der Subunternehmer per Mail zur Prüfung.
Sekundenschnell durchgeprüft
Visionice Transflow wurde unter der Federführung des Projektleiters Tobias Menzel auf Basis seiner langjährigen Expertise in der Speditionsbranche entwickelt und exakt auf die hochkomplexen Prozesse bei der Subunternehmer-Abrechnung abgestimmt: »Im digitalen Eingangsrechnungs-Workflow der Software wird die enorme Vielzahl und Vielfalt aller 30 für die Rechnungsfreigabe notwendigen Prüffaktoren innerhalb von Sekunden durchgeprüft – vollautomatisch und zahlungsfähig. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit für den Anwender erheblich und verbessert gleichzeitig die Bearbeitungsqualität.« Zu bearbeitende Rechnungen werden an das Dokumentenmanagementsystem der Easy Software AG übergeben, automatisch überprüft und von dort über von Visionice entwickelte Schnittstellen für die Verbuchung in Winsped und der Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Formale und inhaltliche Fehler auf Rechnungen werden automatisch identifiziert und dem Benutzer angezeigt, sodass dieser entscheiden kann, wie mit einer fehlerhaften Rechnung zu verfahren ist. Im Falle einer Rechnungsablehnung erfolgt dies dann ebenfalls wieder automatisch.
Die speziell für Microsoft Exchange konzipierte E-Mail-Archivierungslösung Visionice MPX ist bei der Thermotraffic GmbH seit 2019 in allen Abteilungen im Produktiv-Einsatz, ebenso ist das Dokumentenmanagement der Easy Software AG sowie die Software-Anbindung an Winsped und die Finanzbuchhaltung erfolgreich umgesetzt. Aktuell wird von dem Schwarzwälder Systemhaus der digitale Workflow auf die Begleitpapiere erweitert und mit den Abläufen bei den Eingangsrechnungen abgestimmt. Im nächsten Schritt werden die Schnittstellen zu Cargosoft und Maxflex eingerichtet. Das Fazit von Thermotraffic-Projektleiter Schulte in den Bäumen ist klar: »Trotz der kurzen Einsatzzeit ist Visionice als zentrales IT-Instrument in unserem Unternehmen etabliert. Der digitale Zugriff hat zu einer abteilungsübergreifenden Durchgängigkeit des Workflows und zur Beschleunigung des Dokumentenflusses geführt. Neben zeitlichen Einsparungen, einem geringeren Suchaufwand oder einem deutlich reduzierten Papierverbrauch profitieren wir vor allem von Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Belegprüfung.«
Matthias Holzapfel
